“Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil”
PT. SERAT SUTRA
Medan, 1
Juni 2013-04-07
No : 013/KAP/IV/2013
Lampiran : 4 eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada
Yth,
Direktur PT. Serat Sutra
Di Medan
Kami telah
melakukan audit atas Keterlambatan Produksi di Pabrik Tekstil PT. SeratSutra
untuk periode 2011/2012. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikanpendapat
atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami
tidakmemberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya
mencakup bidangKeterlambatan Produksi yang terjadi dalam perusahaan. Audit
tersebut dimaksudkan untukmenilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya
guna), dan efektivitas (hasil guna). Auditatas Keterlambatan Produksi yang
dilakukan diharapkan dapat memberikan saranperbaikan atas keterlambatan sistem
produksi yang mengakibatkan keterlambatanpengiriman barang pada pelanggan
sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapatdicapai perbaikan atas
kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebihekonomis,
efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit
kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan
Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit
Dalam
melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan,dukungan, dankerjasama
dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan
denganpelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas
kerjasama yang telahterjalin dengan baik ini.
Kantor
Akuntan Publik &
Management Consultant
Rawiatmaja
Tn. Pram
Sanjaya dan Rekan
Bab I
Informasi
Latar Belakang
PT. Serat
Sutra (selanjutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di Jl. CR No. 7 Medan, didirikantanggal
13 April 1995 oleh para pendiri yang terdiri atas:
1. Ny. Shri
Utami
2. Tn.
Hendro Sukantja
3. Ny. Trini
Ray
PT. Serat
Sutra bergerak dibidang produksi industri tekstil. Tujuan produksi adalah
untukmemenuhi kebutuhan pasar dan hanya sebagian kecil memenuhi kebutuhan
persediaan.Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat minim untuk
menjaga stabilitaskeuangannya.Perusahaan menghasilkan beberapa jenis kain
dengan bahan sadar dan merk yang berbeda.Bahan baku sebagian masih merupakan
bahan impor terutama yang tidak tersdia cukupdalam negeri.Sebanyak 60% dari
produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah untuktujuan
ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 7
haridari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam
negeri.Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan
kapasitas produksi300.000 meter per hari untuk kain dengan bahan dasar sutra
dan 4.750 meter kain yang tidakberbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi
yang dimiliki perusahaan beroperasi sebesar85% dari kapasitas penuh.Produksi
disusun berdasarkan batch-batch yang lebih mengutamakan optimalisasi
pengolahanbahan yang tersedia.
Susunan
direksi perusahaan adalah sebagai berikut:
·
Direktur
Utama: Ny. Shri Utami
·
Direktur
Akuntansi dan Keuangan: Ny. Trini Ray
·
Direktur
Pemasaran: Tn. Hendro Sukantja
Sedangkan
tujuan dilakukannya audit adalah untuk:
1. Menilai kinerja proses produksi dan
operasi dalam menghasilkan barang pesanan
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan
efektivitas proses produksi dan operasi
3. Memberikan berbagai saran dan
perbaikan atas kelemahan dalam keterlambatan pengiriman barang pesanan kepada
pelanggan
Bab II
Kesimpulan
Audit
Berdasarkan
temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami
dapatmenyimpulkan sebagai berikut:
Kondisi:
1. Perencanaan kebutuhan bahan baku
perusahaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutrayang masih diimpor)
sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat.Dari
catatan penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku
sebanyak15% dari kebutuhan produksi, sehingga proses produksi hanya mampu
mencapai kuantitas90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan
pelanggan sesuai jadwalpengiriman yang ditetapkan.
2.
Karena
proses produksi harus terus berjalan, supervisor memerintahkan untuk
memproduksiterlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik,
walaupun belumwaktunya diproses, yang menyebabkan terjadinya penumpukan
persediaan rata-rata sampai15% untuk produk nonsutra.
3.
Jadwal
pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya, sehingga
padasaat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih
diperbaiki, yangberakibat terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap hari.
4.
Jadwal
produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang
sifatnyamendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah
ditetapkan, yangmenyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal
rata-rata 2 hari untuk setiappesanan.
5. Jadwal penerimaan bahan baku dan
perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan denganterjadinya perubahan
pesanan dari pelanggan, yang menyebabkan terhambatnya prosesproduksi rata-rata
18 jam dalam seminggu.
Kriteria:
1. Jadwal produksi disusun berdasarkan
rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkanrencana pengiriman barang
dengan jadwal produksi setiap jenis produk.
2.
Jadwal
produksi harus mampu meminimumkan :
a. Biaya persediaan, dimana persediaan
maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuksetiap jenis barang,
b. Biaya penyetelan (setup) mesin,
c. Upah lembur, dan
d. Pengangguran sumber daya.
3.
Jadwal
produksi harus terintegrasi dengan :
a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan
baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jamsebelum proses produksi
dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi;
mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.
c. Pengiriman barang; barang jadi
dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.
4.
Jadwal produksi
harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.
5.
Jadwal
produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain
6.
Perusahaan
harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi
yangdiakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak
mengganggurencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
Penyebab:
1. Beberapa kali terjadi keterlambatan
pemenuhan pesanan
2.
Saat
beberapa komponen mesin dibutuhkan dalam proses produksi sering belum siap karenamasih
diperbaiki
3.
Perusahaan
tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukanperubahan
jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.
4. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross
check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan
fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.
Akibat:
1. Laba menurun selama 2 tahun terakhir
secara signifikan
2.
Pengiriman
barang yang terjadwal tertunda rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan
3.
Proses
produksi terhambat rata-rata 18 jam dalam 1 minggu
4.
Terjadi
pembatalan pesanan dan beberapa pelanggan dikawasan Timur Tengah
menundapembayaran sebagai jaminan bahwa perusahaan akan memenuhi pesanan
berikutnya.
5.
Proses
produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan
untukmemenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pesanan yang telah
ditetapkan.
6. Pasar dalam negeri mengalami
penurunan sebesar 7,5% dari volume penjualan tahun laluyang mencapai 525
miliar.
Pejabat yang
bertanggung jawab:
Direktur
Utama dan Manajer Produksi
Bab III
Rekomendasi
Hasil audit
yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatianmanajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan
menjadi tiga,
yaitu:
1. Kelemahan yang terjadi pada
perubahan penjadwalan produksi yang tidakmemiliki pedoman tertulis sebagai
dasar untuk melakukan perubahan jadwal jikaada tambahan (perubahan) pesanan
dari pelanggan
2.
Kelemahan
yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku, danpemeliharaan
fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian program
3. Kelemahan yang terjadi pada jadwal
pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepatdengan jadwal penggunaannya
Atas
keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai
koreksiatau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki
kelemahantersebut.
Rekomendasi:
1. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis
tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan
(perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggurencana produksi dan pengiriman
yang telah terjadwal.
2. Perusahaan harus membuat jadwal produksi
yang disusun berdasarkan rencana penjualan,yang secara ketat menghubungkan
rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiapjenis produk.
3. Perusahaan harus membuat mekanisme
penyesuaian (cross check)program antara bagianproduksi, pembelian bahan baku
dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegahterjadinya keterlambatan
produksi.
4. Perusahaan harus membuat jadwal
pemeliharaan mesin yang tepat dengan jadwalpenggunaannya
Keputusan
untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada padamanajemen,
tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan
terjadiakibat yang lebih buruk pada Keterlambatan Produksi.
Bab IV
Ruang
Lingkup Audit
Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang
kami lakukan hanya meliputi masalahKeterlambatan Produksi PT. Serat Sutra untuk
periode tahun 2011/2012. Audit kamimencakup penilaian atas kecukupan sistem
pengendalian manajemen proses produksi,personalia yang bertugas dalam proses
produksi, dan aktivitas proses produksi yangdilaksanakan.
DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT
|
Nama
Perusahaan : PT SERAT SUTRA
Daftar : Temuan dan
Rekomendasi
|
Periode
Audit :
|
|
No
|
Kondisi
|
Kriteria
|
Penyebab
|
Akibat
|
|
1.
|
Dari
catatan penerimaan bahan tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku
sebanyak 15% dari kebutuhan produksi,
|
a. Jadwal penerimaan bahan baku;
bahan bakusudah tersedia dan siap di lokasi pabrik 6 jamsebelum proses
produksi dimulai.
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin
selaludalam keadaan siap untuk dioperasikan.
c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim
palinglambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.
|
Perencanaan
kebutuhan bahan baku perusahaan (teutama untuk produk berbahan dasar sutra
yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering
terlambat.
|
Karena
keterlambatan pengiriman bahan baku, proses produksi hanya mampu mencapai
kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan
sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan.
|
|
2.
|
Produksi
tetap dilakukan walaupun belum waktunya untuk diproses.
|
Jadwal produksi
harus mampu meminimumkan:
a. Biaya persediaan, di mana
persediaan maksimum5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenisbarang,
b. Biaya penyetelan (setup) mesin,
c. Upah lembur, dan
d. Pengangguran sumber daya.
|
Karena
proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk
memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi
pabrik, walaupun belum waktunya diproses, yang menyebabkan terjadinya
penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.
|
Terjadi
penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.
|
|
3.
|
Perusahaan
sulit memenuhi
pesanan
yang mendadak dari pelanggan
|
Jadwal
produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.
|
Jadwal
produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang
sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan.
|
Pesanan
pelanggan yang mendadak,menyebabkan tertundanyapengiriman barang yang
terjadwalrata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.
|
|
4.
|
Pada
saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih
diperbaiki
|
Jadwal
produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.
|
pemeliharaan
mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.
|
Terjadinya
waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari.
|
|
5.
|
Perusahaan
sulit memenuhi
pesanan
pelanggan yang mengalami tambahan
(perubahan)
|
Perusahaan
harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan
oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu
rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.
|
Jadwal
penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan
dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan.
|
Jika
terjadi perubahan pesanan dari pelanggan, proses produksi terhambat rata-rata
18 jam dalam 1 minggu.
|
