MANAJEMEN AUDIT
KELOMPOK 02
AYU SRI RAHAYU 13.06.1.0033
MELY CHAERUL AMALIYAH 13.06.1.0009
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
Medan,
8 April 2013-04-07
No. : 013/KAP/IV/2013
Lampiran : 4 eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada
Yth,
Diektur PT. Indojewel
Di
Medan
Kami telah melakukan audit atas
Program Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk periode 2007/2008. Audit
kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan
keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas
dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan
efektivitas (hasil guna). Program Pelatihan Karyawan yang dilakukan dan
memberikan saran perbaikan atas kelemahan keterampilan karyawan dalam
mengoperasikan mesin baru yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan
dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan
perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam
mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam
bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab
I : Informasi Latar Belakang
Bab
II : Kesimpulan Audit yang
didukung dengan Temuan Audit
Bab
III : Rekomendasi
Bab
IV : Ruang Lingkup
Audit
Dalam melakukan audit kami telah
memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik
jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini.
Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin
dengan baik ini.
Kantor Akuntan Publik
Kris Palguna dan Rekan
BAB
I
Informasi
Latar Belakang
PT. Indojewe; (selanjutnya disebut
“perusahaan”) berlokasi di jl. CR No. 7 medan, didirikan tanggal 13 April 1990
oleh para pendiri yang terdiri atas:
1. Dr.
Kevin Suparno
2. Dr.
Cecep Mulyadi
3. Sandra
Gultom
4. Dr.
Steve Handayana
PT.
Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas.
Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi
dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam
negeri.
Perusahaan
mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang
dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning
service diseluruh divisi perusahaan dengan penghasilan rata-rata sebersar 250%
dari UMKyang ditetapkan pemerintah.
Perusahaan
menerapkan teknologimaju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar
Rp.1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp.500 miliar untuk membeli
peranti lunak termasuk sistem informasi yangmengintegraasikan seluruh divisi
kedalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan.
Perusahaan
karyawan yang dilakukan PT.Indojewel bersifat situasional, sesuai dengan
permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia. Susunan
direksi perusahaan adalah sebagai berikut:
Direktur
Utama :
Dr. Kevin Suparno
Direktur
Akuntansi dan Keuangan : Dr. Cecep
Mulyadi
Direktur
Pemasaran :
Dr. Sandra Gultom
Direktur
Produksi :
Dr. Steve Handayana
Sedangkan
tujuan dilakukannya audit adalah untuk:
1. Menilai
kinerja pelatihan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru
perusahaan.
2. Menilai
ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas program pelatihan karyawan yang
dilakukan perusahaan.
3. Memberikan
berbagai saran dan perbaikan atas kelemahan dalam program pelatihan karyawan
yang ditemukan.
BAB
II
Kesimpulan
Audit
Berdasarkan temuan (bukti) yang kami
peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimulkan sebagai berikut:
Kondisi:
1. Mesin
baru yang digunakan perusahaan telah
dilengkapi manual penggunaanya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu
menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan
intensif, dengan mempraktikannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.
Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk
memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi
tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik
lapangan.
2. Perusahaan
tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan
berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat
tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya
dibutuhkan karyawan.
3. Perusahaan
hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba
bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan
didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar
650,75 miliar.
4. Terjadi
penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu
(penurunan produk gagal hanya 2% saja).
5. Tidak
ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen
atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan
yang telah dilakukan.
6. Dari
hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan
tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:
a. Sebesar 35%
dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk
meningkatkan keterampilan.
b. Sebesar12,5% peserta
menjawab metode
pelatihan
sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.
c. Hanya
sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.
d. Sebesar 80%
peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu
bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.
7.
Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses
produksi, 35% pada proses pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari
keseluruhan biaya kegagalan produk yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp
825,25 juta.
8.
Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama
tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triliun.
Kriteria:
1. Tujuan pelatihan dan pengembangan
karyawan harus dirumuskan secara jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer
lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:
a. Meningkatkan
keterampilan karyawan.
b. Menurunkan
kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.
c. Menurunkan
pemborosan penggunaan sumber daya.
d. Menurunkan
kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan
karyawan terhadap pekerjaannya.
e. Rencana
pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama
dengan penyusunan anggaran perusahaan.
f. Program pelatihan dirumuskan
berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program
ditetapkan. Identifikasi meliputi:
a). Penentuan jenis
dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribus imaksimal kepada
perusahaan.
b). Melakukan
penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.
c). Melakukan
penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik
bagi perbaikan pelatihan berikutnya.
d). Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam
mengelola program pelatihan dan pengembangan.
2. Pengelolaan
pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.
3. Laporan
biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan
balik dalam meningkatkan
kualitas proses dan produk yang dihasilkan.
Penyebab:
1.
Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan
klasikal di kelas untuk memahami petunjuk (manual), pada hal untuk memahami
manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual perlu
dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut
dioperasikan.
2.
Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang
membutuhkan pelatihan.
3.
Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan
yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan
efisiensi pelaksanaan pelatihan.
4.
Dana SDM tidak mencukupi
untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai
pada praktik lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.
Akibat:
1.
Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika
mengoperasikan mesin baru perusahaan.
2.
Tidak ada dokumen/catatan yang bisa
dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.
3.
Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk
peningkatan kualitas proses dan produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan
balik dalam peningkatan kualitas produk.
4.
Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.
5.
Banyak tercipta produk yang gagal.
6.
Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak
penjualan semakin menurun.
7.
Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan
perusahaan.
Pejabat yang bertanggung jawab:
Direktur Utama dan Manajer SDM
BAB III
Rekomendasi
Hasil
audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi
tiga, yaitu:
1.
Kelemahan yang terjadi pada program perencanaan pelatihan
yang tidak terstruktur dan dipersiapkan dengan baik.
2.
Kelemahan yang terjadi pada saat dilakukannya proses
pelatihan karyawan atas mesin baru perusahaan.
3.
Kelemahan yang terjadi karena pada saat dilakukannya dana
SDM untuk meningkatkan pelatihan kejenjang yang lebih tinggi.
Atas keseluruhan kelemahan yang
terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang
bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
Rekomendasi:
1.
Perusahaan harus membuat program perencanaan pelatihan
karyawan secara jelas dan terstruktur serta dipersiapkan dengan baik sehingga
program pelatihan dapat berjalan dengan maksimal dan karyawan bisa mendapatkan
pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan.
2.
Perusahaan harus membuat
kebijakan dalam hal penambahan dana atau
angggaran untuk pelatihan intensif dalam mempraktikkan mesin baru
perusahaan agar para karyawan dapat lebih terampil mempraktikkan mesin tersebut
secara langsung dilapangan.
3.
Perusahaan harus melakukan
penilaian atas keberhasilan pelatihan secara
formal dan terdokumentasi sebagai pertanggungjawaban atas dilaksanakannya
pelatihan sebagai acuan untuk melihat kinerja sejauh mana program pelatihan
yang dilakukan.
4.
Manajer SDM harus membuat jadwal program pelatihan
karyawan secara jelas khusus serta harus sesuai dengan topik, materi, dan
metode pelatihan agar karyawan dapat lebih terampil ketika akan mempraktikkan
apa yang telah dilatih.
Keputusan untuk melakukan perbaikan
atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini
tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat buruk pada Program
Pelatihan Keryawan dimasa yang akan datang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar