KELOMPOK 3
ISWAHYUNI PUJANINGSIH 13.06.1.0008
PIPIN HANAPIAH 13.06.1.0014
1. Sebagai
auditor, Anda diminta untuk mengelompokan temuan audit tersebut di atas ke
dalam kelompok kondisi, criteria, penyebab dan akibat.\
2. Buat
laporan audit atas pelatihan karyawan ini, lengkapi kesimpulan audit Anda
dengan temuan audit yang mendukung kesimpulan tersebut dan rumuskan rekomendasi
yang Anda berikan kepada PT Indojewel sebagai alternative perbaikan pengelolaan
program pelatihan keryawan di masa depan.
Berdasarkan
temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang dilakukan, dapat disimpulkan
bahwa:
Kondisi:
1. Mesin
baru yang digunakan karyawan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi
untuk memahami hal tersebut dan dalam menggunakannya agar sesuai dengan standar
manual, perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikannya dilokasi
mesin tersebut dioprasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan
klasikal dikelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer
SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan
sampai pada praktik lapangan.
2. Perusahaan
tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan
berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat
tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang
sesungguhnya dibutuhkan karyawan.
3. Perusahaan
hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba
bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan
didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar Rp.650,75
miliar.
4. Terjadi
penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu
(penurunan produk gagal hanya 2% saja).
5. Tidak
ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen
atau catatan yang bisa dipertanggunjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang
telah dilakukan.
6. Dari
hasil kuesioner yang disebarkan pada karyawan yang telah mengikuti pelatihan
tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:
a. Sebesar
35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya
untuk meningkatkan keterampilan.
b. Sebesar
12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang
diberikan.
c. Hanya
sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.
d. Sebesar
80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup
waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan
tersebut.
7. Sebanyak
40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses pengepakan,
dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang
terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp.825,25 juta.
8. Pengembalian
produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total
penjualan Rp.7,5 triliun.
Kriteria:
1. Tujuan
pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan
disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:
a. Meningkatkan
keterampilan karyawan.
b. Menurunkan
kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.
c. Menurunkan
pemborosan penggunaan sumber daya.
d. Menurunkan
kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan
karyawan terhadap pekerjaannya.
e. Rencana
pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama
dengan penyusunan anggaran perusahaan.
f. Program
pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan
pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi itu meliputi:
a) Penentuan
jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu
berkontribusi maksimal kepada pengusaha.
b) Melakukan
penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.
c) Melakukan
penilaian pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi
perbaikan pelatihan berikutnya.
d) Melakukan
Branch Marketing pada industri yang
sama lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan pengembangan.
2. Pengelolaan
pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.
3. Laporan
biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan
balik dalam meningkatkan kualitas proses yang dihasilkan.
Penyebab:
1. Pelatihan
yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk
(manual), pada hal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai
dengan standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikannya
dilokasi mesin tersebut dioperasikan.
2. Rencana
pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.
3. Belum
tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasikan tentang
penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.
4. Dana
SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik
lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.
Akibat:
1. Banyak
karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan.
2. Tidak
ada dokumentasi atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian
hasil pelatihan yang telah dilakukan.
3. Tidak
diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan
produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan
kualitas produk.
4. Banyak
bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.
5. Banyak
tercipta produk yang gagal.
6. Pesanan
dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.
7. Terjadi
pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.
Pejabat
yang bertanggungjawab:
Direktur
Utama dan Manajer SDM
Medan, 08 April
2013-04-07
No : 013/KAP/IV/2013
Lampiran : 4
ekslemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen
Kepada
Yth. Direktur PT
Indojewel
Di Medan
Kami telah melakukan audit atas
Program Pelatihan Karyawan pada PT Indojewel untuk periode 2007/2008. Audit
kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan
keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas
laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Program Pelatihan
Karyawan yang dilakukan oleh perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk
menilai ekonomisasi (kehematan), efiseinsi (daya guna). Program Pelatihan
Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan
keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru yang ditemukan selama
audit, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas
kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis,
efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam
bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung
dengan Temuan Audit
Bab III : Rekomendasi
Bab IV : Ruang Lingkup Audit
Dalam melakukan audit kami
memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik
jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini.
Untuk itu kami mengucapkan terimakasih atas kerjasama yang telah terjalin
dengan baik.
Kantor Akuntan Publik
Kris Palguna dan Rekan
Hasil
audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokan menjadi
tiga, yaitu:
1. Kelemahan
yang terjadi pada program perencanaan pelatihan yang tidak terstruktur dan
dipersiapkan dengan baik.
2. Kelemahan
yang terjadi pada saat dilakukannya proses pelatihan karyawan atas mesin baru
perusahaan.
3. Kelemahan
yang terjadi karena kurangnya dana SDM untuk menignkatkan pelatihan kejenjang
yang lebih tinggi.
Atas
keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi
atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan
tersebut.
Rekomendasi:
1. Perusahaan
harus membuat program perencanaan pelatihan karyawan secara jelas dan
terstruktur serta dipersiapkan dengan baik sehingga program pelatihan dapat
berjalan dengan maksimal dan karyawan bisa mendapatkan pelatihan yang sesuai
dengan kebutuhan.
2. Perusahaan
harus membuat kebijakan dalam hal penambhana dana atau penganggaran untuk
pelatihan intensif dalam mempraktikan msein baru perusahaan agar para karyawan
dapat lebih terampil mempraktikan mesin tersebut secara langsung dilapangan.
3. Perusahaan
harus melakukan penilaian atas keberhasilan pelatihan secara formal dan
terdokumentasi sebagai pertanggungjawaban atas dilaksanakannya pelatihan
sebagai acuan untuk melihat kinerja sejauh mana program pelatihan yang
dilaksanakan.
4. Manajer
SDM harus membuat jadwal program pelatihan karyawan secara jelas khusus serta
harus sesuai dengan topic, materi, dan metode pelatihan agar karyawan lebih
terampil ketika akan mempraktikan apa yang telah dilatih.
Kepuasan
untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen,
tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi
akibat yang lebih buruk pada Program Pelatihan Karyawan dimasa yang akan
datang.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar