Manajemen Audit Kelompok 3

MANAJEMEN AUDIT 
KELOMPOK 3
ISWAHYUNI PUJANINGSIH     13.06.1.0008
PIPIN HANAPIAH                        13.06.1.0014

LAPORAN AUDIT MANAJEMEN

Surabaya, 01 Januari 2007

No                   : 024/KAP/IV/2007

Lampiran         : 3 eksemplar

Perihal             : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth. Direktur Utama PT. Serat Sutra

Di Surabaya

            Kami telah melakukan audit atas keterlambatan penerimaan barang yang terjadi karena keterlambatan proses produksi pada PT Serat Sutra untuk periode tahun 2006/2007. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Proses Produksi yang dimiliki (terjadi pada) perusahaan PT Serat Sutra. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) pelaksanaan produksi. Pengelolaan program proses produksi yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pengelolaan program proses produksi yang ditemukan selama audit. Sehingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, efektif dalam mencapai tujuannya.

            Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I               : Informasi Latar Belakang

Bab II              : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III                        : Rekomendasi

Bab VI                        : Ruang Lingkup

            Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari berbagai pihak bauk jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terimakasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

Kantor Akuntan Publik

Rawiatmaja & Partner

Tn. Pram Sanjaya

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

Perusahaan PT. Serat Sutra berlokasi di Jl. Putra Bangsa III Blok E kav 60 Surabaya. Berdiri pada tanggal 15 September 1990.

PT. Serat Sutra bergerak dibidang produksi tenun tradisional dengan fasilitas produksi berupa Alat Tenun Bukan Mesin (ATBN). Mulai tahun 1995 perusahaan ini secara total meninggalkan ATBN untuk produksi komersialnya dan menggunakan teknologi modern dengan investasi yang cukup besar.

PT. Serat Sutra menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang berbeda. Bahan baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia cukup di dalam negeri.

Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi 300.000 meter per hari untuk kain yang berbahan dasar sutra dan 4.750 meter untuk kain yang tidak berbahan dasar sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki, perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh.

Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah untuk tujuan ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu penerimaan rata-rata 7 hari dari pesanan diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri.

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:

            Direktur utama                                    : Ny. Shri Utami

            Direktur akuntansi dan keuangan       : Ny. Trini Rav

            Direktur pemasaran                             : Tn. Hendro Sukantia

Sedangkan tujuan dilakukan audit adalah untuk:

1.      Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas pengelolaan program proses produksi pada perusahaan agar tidak terjadi keterlambatan pengiriman barang.

2.      Menilai mencakup prosedur proses produksi dan kebijakan pengiriman produk.

3.      Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan pengelolaan program proses produksi yang ditemukan.

BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1.      Dari catatan penerimaan bahan baku tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi.

2.      Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki.

3.      Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak. Sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan.

4.      Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan pemesanan dari pelanggan.

5.      Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi.

Kriteria:

1.      Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produksi.

2.      Jadwal produksi harus mampu meminimumkan:

a.       Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang.

b.      Biaya penyetelan (setup) mesin.

c.       Pengangguran sumber daya.

3.      Jadwal produksi harus terintegrasi dengan:

a.       Jadwal penerimaan bahan baku: bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.

b.      Pemeliharaan fasilitas produksi: mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.

c.       Pengiriman barang: barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja seja pesanan diterima.

4.      Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.

5.      Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.

6.      Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.

Penyebab:

1.      Perencanaan perubahan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat.

2.      Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.

3.      Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.

4.      Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda.

5.      Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya diproses.

Akibat:

1.      Proses produksi hanya mempu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan yang sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan.

2.      Terjadinya waktu tunggu untuk aktifitas produksi rata-rata 1 jam dalam setiap hari.

3.      Tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pemesanan.

4.      Terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam 1 minggu.

5.      Terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.

Pejabat yang bertanggungjawab:

Direktur Utama : Ny. Shri Utami

BAB III

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini meliputiu:

1.      Keterlambatan pengiriman terjadinya karena keterlambatan proses produksi.

2.      Kebijakan pengiriman produk terlalu cepat.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi maka, diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau lengkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1.      Perusahaan harusnya memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.

2.      Perusahaan harusnya mengadakan mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.

3.      Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintegritas dengan:

a.       Jadwal penerimaan bahan baku: bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.

b.      Pemeliharaan fasilitas produksi: mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.

c.       Pengiriman barang: barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada paada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada keterampilan karyawan di masa yang akan datang.

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

            Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah keterlambatan pengiriman barang yang terjadi karena keterlambatan proses produksi pada PT. Serat Sutra periode tahun 2006/2007. Audit kami mencakup kebijakan pengiriman barang, jadwal penerimaan bahan baku, dan jadwal pemelihraan mesin.