Manajemen Audit Kelompok 9

Nama:  Sylvia Monica Octavian(13.06.1.0018)

              Intan Permatasari (13.06.1.0007)

                                 Akuntansi A

Kasus : PT. SERAT SUTRA

DATAR TEMUAN AUDIT

1.Dari catatan penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi.Jadwal produksi harus terintegrasidengan jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dansiap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulaiPerencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehinggan kedatangan bahan baku sering terlambat.Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pesanan yang telah ditetapkan.

2.Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki.Jadwal produksi harus terintegrasi dengan pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.Terjadinya waktu tunggu untuk aktivitas produksi rata-rata 1 jam dalam setiap hari.

3.Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan.Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agartidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelangganTertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.

4.Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinyaperubahan pesanan dari pelangganJadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda.Terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam 1 minggu.

5.Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check)program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi.Jadwal produksi harus mampu meminimumkan biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang,Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik walaupun belum waktunya diproses.Terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1.Dari catatan penerimaan bahan baku 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku sebanyak 15% dari kebutuhan produksi.

2.Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki.

3.Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan.

4.Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan

5.Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi.

Kriteria:

1.Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.

2.Jadwal produksi harus mampu meminimumkan :a.Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis barang,b.Biaya penyetelan (setup) mesin,c.Upah lembur, dand.Pengangguran sumber daya.

3.Jadwal produksi harus terintegrasi dengan :a.Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.b.Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioperasikan.c.Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7hari kerja sejak pesanan diterima.

4.Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi.

5.Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain.

6.Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agartidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.

Penyebab:

1.Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutra yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehinggan kedatangan bahan baku sering terlambat.

2.Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.3.Perusahaan tidak (belum) memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.

4.Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda.

5.Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik walaupun belum waktunya diproses.

Akibat:

1.Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pesanan yangtelah ditetapkan.

2.Terjadinya waktu tunggu untuk aktivitas produksi rata-rata 1 jam dalam setiap hari.

3.Tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan.

4.Terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam1 minggu.5.Terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra.

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

1.Kelemahan yang terjadi pada perubahan penjadwalan produksi yang tidak memiliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal jika ada tambahan (perubahan) pesanan dari pelanggan

2.Kelemahan yang terjadi pada bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas yang tidak melakukan mekanisme penyesuaian program

3.Kelemahan yang terjadi pada jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannyaAtas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1.Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agartidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.

2.Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produk.

3.Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check)program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.

4.Perusahaan harus membuat jadwal pemeliharaan mesin yang tepat dengan jadwal penggunaannyaKeputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Keterlambatan Produksi.