Manajemen Audit Kelompok 8

No                   : 018/KAP/IV/2008

Lampiran         : 4 Eksemplar

Perihal             : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth. Direktur Utama PT. Indojewel

Di Malang

Kami telah melakukan audit atas Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran   laporan   keuangan perusahaan   dan   oleh   karenanya   kami   tidak   memberikan pendapat atas laporan HRD tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pelatihan Karyawan yang dilaksanakan (terjadi pada) PT. Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna)  Pelatihan Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran atas kelemahan yang ditemukan selama audit, hingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efeisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I        : Informasi Latar Belakang

Bab II      : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III     : Rekomendasi

            Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dankerja sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah terjalin dengan baik ini.

KAP & Management Consultant

    Rawiatmaja & Partner

Tn. Kris Palguna

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. Indojewel (selanjutnya disebut “perusahaan”) bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari dalam negeri. Desain produk sudah cukup dikenal di pasar, merupakan hasil pengembangan bagian litbang perusahaan yang dipimpin oleh tenaga ahli di bidangnya.

Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service di seluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah.

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi sebesar Rp1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu rangkaian operasi dan sistem pelaporan.

Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur Utama                                   : Tn. Kevin Suparno

Direktur Akuntansi dan Keuangan     : Tn. Cecep Mulyadi

Direktur Pemasaran                             : Nn. Sandra Gultom

Direktur Produksi                               : Tn. Steve Handayana

Manager SDM                                    : Tn. Syam Nugroho

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1.      Menilai prosedur Pelatihan Karyawan yang dilakukan Perusahaan.

2.      Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas Pelatihan Karyawan yang   telah dilaksanakan.

3.      Memberi berbagai saran atas kelemahan dalam pelaksanaan Pelatihan Karyawan yang ditemukan.

BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (audit) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1.      Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikannya di lokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

2.      Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodic  dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

3.       Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebear 650.75 miliar.

4.      Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% disbanding sebesar 20% pada tahun lalu (penurunan produk gagal hanya 2% saja).

5.      Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas hasil pelatihan yang telah dilakukan.

6.      Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:

a.  Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.

2. Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihansesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.
3. Hanya sebesar 35% menjawab keteramplannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.
4. Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

7.      Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi. 35% pada proses pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseuruhan biaya kegagalan produk yang terajdi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.

8.      Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triiun.

Kriteria:

1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:

a.       Meningkatkan keterampilan karyawan.

b.      Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c.       Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d.      Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhada pekerjaannya.

2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodic bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.
3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:

a.       Penentuan jenis dan bentuk keterampilanyang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi kepada perusahaan.

b.      Melakukan penilaian secara periodic untuk mengidentifikasi topic pelatihan yang tepat.

c.       Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

d.      Melakukan benchmarking pada industry yang sama yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan.

4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.
5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Penyebab:

1. Pelatihan yang telah dilakukan adaah elatihan klasikal di kelas untuk memahai petunjuk (manual), padahal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual peru dilakukan peatihanintensif dengan mempraktikannya di lokasi mesin tersebut dioperasikan.
2. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang dibutuhkan pelatihan.
3. Belum tersedia suatu system review dan pelaopran yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.
4. Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.
5. Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru membuat banyak produk yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan akhirnya mengembalikan produk.

Akibat:

1. Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan.
2. Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.
3. Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam eningkatan kualitas produk.
4. Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.
5. Banyak tercipta produk yang gagal,
6. Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakinmenurun.
7. Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.
8. Banyak produk dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar.

Pejabat yang bertanggung jawab:

Direktur Human and Resources Development

Daftar Ringkasan Temuan Audit

No.	Kondisi	Kriteria	Penyebab	Akibat	Rekomendasi
1.	Pelatihan bersifat Situasional	Pelatihan seharusnya dilakukan secara periodik atau terstruktur	·         Tidak ada rencana pelatihan secara periodik ·         Kurangnya dana ·         Pelatihan disusun berdasar permintaan departemen yang membutuhkan ·         Waktu pelatihan terlalu singkat	·         Terjadi 40% kegagalan produksi ·         Pelatihan hanya dilakukan jika ada permintaan department ·         Karyawan tidak menguasai penggunaan mesin baru ·         Karyawan mengeluh atas kurangnya waktu pelatihan	·         Penyusunan jadwal pelatihan karyawan yang dilakukan setahun sekali atau dua kali ·         Waktu pelatihan dilakukan selama ± 2 minggu ·         Pelatihan karyawan dilaksanakan dengan jadwal terstruktur
2.	Pelatihan bersifat Klasikal	Perlu adanya praktek lapangan	·         Anggaran tidak digunakan secara efektif dan efisien	·      Tidak maksimalnya produksi yang menyebabkan kegagalan produksi 35% ·     Karyawan kurang menguasai penggunaan mesin baru	·         Pengiriman perwakilan karyawan dalam satu kelompok beranggotakan 5-10 orang untuk mengikuti pelatihan dalam kelas maupun lapangan. ·         Pemanggilan tim dari pembuatan mesin baru melakukan pelatihan lapangan di perusahaan. ·         Pemilihan karyawan yang dilatihan dilakukan secara acak dan independen. ·         Tim memilih trainer yang sekaliggus memberikan sesi training motivation pada sesi tertentu. ·         Tim trainer memberikan sesi outbond unutk meningkatkan kerjasama antar karyawan
3.	Penurunan produk gagal menjadi 18%	Menurunkan tingkat kegagalan sampai 2.5%	·         Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru ·         Pelatihan gagal meningkakan keterampilan karyawan	·         Retur produk tetap tinggi yaitu 7.5% ·         Banyak produk dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar.
4.	Tidak ada dokumen penilaian atas hasil pelatihan	Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi	·         Tidak ada aturan yang menetapkan perlunya laporan hasil pelatihan karyawan ·         Manajemen tidak meminta laporan	Tidak diketahui apakah pelatihan dilakukan secara maksimal atau tidak	·         Tim panitia pelatihan karyawan membuat laporan hasil pelatihan ·         Manajemen meminta dokumentasi atas pelatihan karyawan pada tim trainer ·         Manajemen membuat aturan tim panitia trainer maupun tim trainer untuk memberikan laporan hasil pelatihan serta laporan perkembangan sebelum dan sesudah pelatihan yang dilakukan karyawan

BAB III

REKOMENDASI

Hasil audit yag dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan utama adalah:

1.      Kelemahan yang terjadi pada prosedur pelatihan karyawan yang belum terencana dengan baik serta kurang terlatihnya karyawan dalam menggunakan mesin baru.

2.      Kelemahan   yang   terjadi   pada   proses   pendokumentasian   laporan   atas   hasil   pelatihan karyawan.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1.      Perusahaan harus membuat program pelatihan karyawan yang dilakukan secara periodik dan meningkatkan anggaran untuk mendukung pengelolaan pelatihan karyawan.

2.      Menurunkan gaji karyawan yang mencapai 250%.

3.      Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap pelatihan karyawan untuk perbaikan dan melakukan   benchmarking   pada   industri   sejenis   yang   lebih   berhasil   dalam   mengelola program pelatihan karyawan.

4.      Perusahaan   harus   mendokumentasikan   laporan   biaya   kualitas   untuk   menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

5.      Pelatihan intensif dan terjadwal mesti dilakukan oleh karyawan, supaya mengefisiensikan penggunaan sumber daya dalam proses produksi yang gagal.

6.      Memproduksi terlebih dahulu sampai karyawan menguasai mesinbaru agar tidak terjadi pemborosan sumber daya.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Pelatihan Karyawan di masa yang akan datang.

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Program Pelatihan Karyawan PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan Karyawan, personalia yang bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas Program Pelatihan Karyawan itu sendiri.

Kelompok 8

Anggota:         Desi Meiliani                           13.06.1.0004

                        Alvin Gustiavin                       13.06.1.0028

                         Tria Rahmanisa                      13.06.1.0020