Tugas Audit MAnajemen Kelompok 2

TUGAS AUDIT MANAJEMEN

Kelompok 2

Nama  : Mely Chaerul Amaliyah     13.06.1.0009

              Ayu Sri Rahayu                    13.06.1.0033

Kelas   : Akuntansi A

1.        Daftar Ringkas Temuan Audit
No.	Kondisi	Kriteria	Penyebab	Akibat
1	Tidak cukup tersedianya sumber daya bahan baku di dalam negeri terutama untuk produk yang berbahan dasar sutra yang harus import sehingga hanya mampu mencapai 90% dari kebutuhan pelanggan	Jadwal produksi telah mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan	Perusahaan sering tidak tepat dalam merencanakan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk yang berbahan dasar sutra yang masih impor)	Kedatangan bahan baku sering terlambat sehingga proses produksi tidak mampu memenuhi semua pesanan pelanggan
2	Perusahaan beberapa kali mengalami keterlambatan pemenuhan pesanan dan juga perusahaan tidak mampu menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas sesuai dengan kebutuhan	Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman dalam menjaga kestabilan barang di pasaran	Perusahaan menetapkan kebijakan pengiriman yang terlalu cepat tanpa memikirkan kondisi persediaan bahan baku yang tersedia untuk proses produksi	Perusahaan tidak memiliki persediaan yang cukup sebagai stok pengamanan dalam menjaga kestabilan barang di pasaran
3	Pemenuhan pesanan yang selalu terlambat	Jadwal produksi mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya set up, upah lembur, dan waktu sumber daya menganggur	Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya perubahan pesanan dari pelanggan	Terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam 1 minggu yang tentunya akan mengakibatkan bertambahnya biaya upah lembur, waktu sumber daya tenaga kerja yang terbuang untuk melakukan proses produksi, serta bertambahnya biaya set up mesin untuk bagian pemeliharaan fasilitas produksi
4	Pada tahun 2006, proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan	Jadwal produksi telah mengintegrasikan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman barang ke dalam jadwal produksi	Perencanaan kebutuhan bahan baku perusahaan (terutama untuk produk yang berbahan dasar sutra yang masih impor) sering tidak tepat	Keterlambatan kedatangan bahan baku mengakibatkan kekurangan bahan baku sebanyak 15% (2006) dari kebutuhan produksi.
5	Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pemesanan dari pelanggan yang sifatnya mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan, yang menyebabkan tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan	Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang perubahan jadwal produksi karena adanya penambahan (perubahan) pesanan pelanggan	Perusahaan tidak (belum) memiliki kebijakan tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan pelanggan	Rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal menjadi terganggu
6	Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi	Jadwal produksi telah selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi lainnya	Jadwal produksi tidak selaras dengan jadwal pada bagian pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi	Keterlambatan proses produksi
7	Di dalam gudang menumpuk beberapa jenis barang yang menunggu untuk dikirim kepada pelanggan	Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi	Supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik karena proses produksi harus berjalan terus	Terjadi penumpukan persediaan di dalam gudang
8	Kekurangan bahan baku sehingga proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas sebesar 90% untuk memenuhi proses produksi	Jadwal produksi didukung dengan metode permintaan material yang akurat	Metode permintaan bahan baku perusahaan (terutama yang berbahan sutra yang masih impor) sering tidak tepat	Kedatangan bahan baku sering terlambat
9	Semua bahan baku yang tersedia di lokasi pabrik diproses meskipun belum waktunya untuk diproses	Seluruh kapasitas yang dimiliki terserap dalam rencana produksi yang telah ditetapkan	Perusahaan beroperasi sebesar 85% dari kapasitas penuh	Adanya kapasitas yang menganggur yang terjadi sebesar +15%
10	Terjadi penumpukan persediaan di dalam gudang sampai 15% untuk produk non sutra	Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pemanfaatan kapasitas menganggur (jika jadwal produksi tidak disusun pada basis full capacity)	Perusahaan memiliki kebijakan tertulis tentang pemanfaatan kapasitas menganggur yaitu dengan mengolah semua sisa bahan yang tersedia di lokasi pabrik meskipun belum waktunya untuk diproses	Terjadi penumpukan persediaan
11	Supervisor memerintahkan untuk memproduksi terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik	Jadwal produksi telah meminimalkan persediaan	Proses produksi harus berjalan terus	Terjadi penumpukan persediaan di gudang
12	Pada tahun 2006, terjadi keterlambatan pemenuhan pesanan dan perusahaan tidak mampu menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas sesuai dengan kebutuhan	Penentuan tingkat persediaan minimum telah mempertimbangkan kemungkinan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar	Perusahaan menetapkan kebijakan persediaan yang sangat minimum untuk menjaga kestabilitasan keuangannya tanpa mempertimbangkan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar	Tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan karena faktor ketidak sesuaian antara jadwal produksi dengan perubahan permintaan pasar dan kekurangmampuan perusahaan dalam mencapai kuantitas produksi dalam memenuhi pesanan pelanggan karena faktor keterlambatan pasokan bahan baku
13	Jadwal pemeliharaan mesin tdak selalu tepat dengan penggunaannya, sehingga pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki	Jadwal pemeliharaan fasilitas produksi telah terintegrasi dengan rencana produksi	Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya	Terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari

2.        Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang saya peroleh selama audit yang saya lakukan, saya dapat menyimpulkan sebagai berikut :

Kondisi:

1).      Prosedur perencanaan bahan baku yang sering tidak tepat menyebabkan kedatangan bahan baku sering terlambat mengandung beberapa kelemahan, di antaranya:

a.    Tidak terdapat prosedur yang dapat menjamin bahwa setiap perencanaan bahan baku akan dapat terpenuhi secara tepat waktu, khususnya bahan dasar sutra impor, yang akhirnya akan menyebabkan kedatangan bahan baku itu sering terlambat

b.    Tidak terdapat prosedur yang memadai untuk memastikan bahwa setiap perencanaan bahan baku akan dapat memenuhi kuantitas yang dibutuhkan dalam setiap proses produksi sehingga tidak terjadi kekurangan bahan baku dalam produksinya

2).      Keterlambatan pemenuhan pesanan dan juga ketidakmampuan perusahaan untuk menempatkan barangnya di pasar tepat waktu dalam kuantitas yang sesuai dengan kebutuhan

3).      Ketidak selarasan jadwal produksi dengan jadwal bagian pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi yang dikarenakan tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian-bagian tersebut.

4).      Penumpukan beberapa jenis barang, terutama barang non sutra, di gudang yang menunggu untuk dikirim kepada pelanggan karena perintah supervisor untuk memproduksi terlebih dahulu semua bahan yang tersedia di lokasi pabrik meskipun belum waktunya untuk diproses.

5).      Kebijakan persediaan perusahaan yang sangat minimum untuk menjaga kestabilan keuangannya tanpa mempertimbangkan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar.

6).      Jadwal pemeliharaan mesin yang tidak selalu tepat sehingga menyebabkan terjadinya waktu tunggu rata-rata 1 jam setiap harinya.

7).      Kebijakan perusahaan dalam hal pengiriman barang yang terlalu cepat.

Kriteria:

1).      Jadwal produksi harus mencerminkan kestabilan usaha perusahaan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

2).      Jadwal produksi harus disusun berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman dalam menjaga kestabilan barang di pasaran.

3).      Agar tingkat penggunaan kapasitas produksi optimal maka jadwal produksi harus terintegrasikan dengan jadwal penerimaan bahan baku, pemeliharaan fasilitas dan pengiriman barang ke dalam jadwal produksi sehingga mampu meminimumkan biaya persediaan, biaya set up, upah lembur dan waktu sumber daya yang menganggur.

4).      Perusahaan harus memiliki kebijakan tertulis tentang perubahan jadwal produksi karena adanya penambahan (perubahan) pesanan pelanggan.

5).      Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal fungsi-fungsi lainnya.

6).      Metode permintaan material harus akurat sehingga kekurangan bahan baku tidak terjadi lagi.

7).    Penentuan tingkat persediaan minimum harus telah mempertimbangkan kemungkinan terjadinya: keterlambatan pasokan bahan baku, pemeliharaan fasilitas produksi, perubahan permintaan pasar.

8).    Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan dalam memenuhi kewajibannya. Oleh karena itu, perusahaan sewajarnya membuat suatu kontrak perjanjian tertulis yang harus mempertimbangkan kemampuan perusahaan dalam menyanggupi kewajibannya dalam hal pengiriman barang dengan tidak mengabaikan tujuan utama produksi perusahaan yaitu, waktu pengiriman yang tepat.

Penyebab :

1).      Belum adanya peraturan baku secara tertulis yang dimiliki perusahaan, dalam prosedur dan sistem perencanaan kebutuhan bahan baku dan permintaan material yang akurat digunakan saat ini.

2).      Belum tersedianya kebijakan dan atau peraturan memadai berkaitan dengan penentuan batas minimum jumlah persediaan untuk satu periode proses produksi dan perubahan jadwal produksi karena adanya penambahan pesanan pelanggan.

3).      Tidak adanya mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi padahal Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang berbeda untuk mencegah terjadinya keterlambatan produksi.

4).      Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat tanpa mempertimbangkan kondisi persediaan bahan baku yang tersedia.

Akibat :

1).      Perusahaan tidak mampu memenuhi semua pesanan pelanggan dengan tepat waktu.

2).      Jadwal pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pesanan karena faktor ketidak sesuaian antara jadwal produksi dengan perubahan permintaan pasar.

3).      Proses produksi mengalami waktu tunggu rata-rata 1 jam dalam setiap hari sehingga perusahaan mengalami keterlambatan proses produksi.

4).      Kebijakan perusahaan untuk mengolah semua bahan baku yang tersedia di lokasi pabrik mengakibatkan penumpukan persediaan di gudang.

5).      Masih ada kapasitas yang menganggur dalam perusahaan.

6).      Perusahaan tidak memiliki persediaan yang cukup sebagai stok pengamanan dalam menjaga kestabilan barang di pasaran

Pejabat yang bertanggung jawab :

Direktur Perencanaan dan Pelaksanaan Produksi

3.        Rekomendasi

Hasil audit yang telah dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga hal, yaitu:

1.    Kelemahan yang terjadi pada sistem dan prosedur dalam pemesanan dan pengadaan bahan baku terutama yang berbahan baku sutra yang dimiliki perusahaan.

2.    Kelemahan yang terjadi karena kurangnya koordinasi yang positif antara bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi.

3.    Kelemahan yang terjadi karena kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi :

1.    Perusahaan harus memiliki sistem dan prosedur dalam pemesanan dan pengadaan bahan baku terutama yang berbahan baku sutra yang dimiliki perusahaan agar proses produksi berjalan stabil serta dapat memberikan informasi tentang persediaan dan jumlah bahan baku yang dibutuhkan dengan akurat sesuai keadaan yang ada dalam perusahaan sehingga proses produksi dapat berjalan stabil dalam menjalankan usahanya memenuhi pesanan pelanggan dan memiliki stock pengaman yang cukup di pasaran.

2.    Bagian produksi, pembelian bahan baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi harus selalu mengadakan rapat evaluasi kerja untuk mencegah terjadinya keterlambatan proses produksi.

3.    Perusahaan harus melakukan pelatihan dan pembinaan bagi karyawan bagian pembelian bahan baku yang melakukan perencanaan kebutuhan bahan baku sehingga dapat mengurangi resiko ketidak tepatan dalam melakukan perencanaan kebutuhan bahan baku yang dapat menghambat proses produksi karena kekurangan bahan baku terutama bahan baku yang berbahan dasar sutra.

4.      Perusahaan harus membuat kebijakan dan peraturan tertulis yang cukup untuk menjadi dasar-dasar tentang perubahan jadwal produksi karena adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan pengiriman yang telah terjadwal.

5.    Perusahaan harus membuat jadwal produksi yang terintegrasi dengan:

a.    Jadwal penerimaan bahan baku ; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam sebelum proses produksi dimulai.

b.    Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioprasikan.

c.    Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini spepenuhnya ada pada pihak manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Pengelolaan Proses Produksi di masa yang akan datang.