Tugas Kelompok 04

Tugas Audit Manajemen

Kelompok 04

Nama  :

Widi Setia Renanda            14.06.2.0003

Deti Setiawati                      13.06.1.0005

Vani Silvana                        13.06.1.0021

Instruksi:

1)        Sebagai auditor, Anda diminta untuk mengelompokkan temuan audit tersebut di atas ke dalam kelompok kondisi, kriteria, penyebab, dan akibat.

Jawaban:

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1)        Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

2)        Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu indentifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

3)        Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.

4)        Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu (penurunan produk gagal hanya 2% saja).

5)        Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

6)        Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:

a)        Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.

b)        Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.

c)        Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.

d)       Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

7)        Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp. 825,25 juta.

8)        Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp. 7,5 triliun.

Kriteria:

1)        Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:

a)        Meningkatkan keterampilan karyawan.

b)        Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c)        Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d)       Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.

e)        Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

f)         Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:

a.         Penetuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada pengusaha.

b.        Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.

c.         Melakukan penilaian pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapat umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

d.        Melakukan brnchmarketing pada industri yang sama lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan pengembangan.

2)        Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.

3)        Laporan biaya kualitas harus didokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Penyebab:

1)        Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal dikelas untuk memahami petunjuk (manual), pada hal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.

2)        Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.

3)        Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

4)        Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.

Akibat:

1)        Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan.

2)        Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

3)        Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas produk.

4)        Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.

5)        Banyak tercipta produk gagal.

6)        Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.

7)        Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.

2)        Buat laporan audit atas pelatihan karyawan ini, lengkapi kesimpulan audit anda dengan temuan audit yang mendukung kesimpulan tersebut dan rumuskan rekomendasi yang Anda berikan kepada PT Indojewel sebagai alternatif perbaikan pengelolaan program pelatihan karyawan di masa depan.

Jawaban:

Laporan Audit Manajemen

Medan, 8 April 2013-04-07

No                   : 013/KAP/IV/2013

Lampiran         : 4 eksemplar

Perihal             : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur PT. Indojewel

Di Medan

Kami telah melakukan audit atas Program Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk periode 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Program Pelatihan Karyawan yang dilakukan oleh perusahaan. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna). Program Pelatihan Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru yang ditemukan selama audit, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien dan efektif dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:

Bab I               : Informasi Latar Belakang

Bab II              : Kesimpulan Audit yang didukung dengan Temuan Audit

Bab III                        : Rekomendasi

Bab IV                        : Ruang Lingkup Audit

Dalam melakukan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik.

Kantor Akuntan Publik

Kris Palguna dan Rekan

Bab I

Informasi Latar Belakang

PT. Indojewel (selanjutnya disebut “perusahaan”) berlokasi di Jl. CR No. 7 Medan, didirikan pada tanggal 13 April 1990 oleh para pendiri yang terdiri atas:

1.        Dr. Kevin Suparno

2.        Dr. Cecep Mulyadi

3.        Sandra Gultom

4.        Dr. Steve Handayana

PT. Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari pasar dalam negeri.

Perusahaan memperkerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning service diseluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah.

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksiperhiasan dengan investasi sebesar Rp. 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp. 500 miliar untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi yang mengintegrasikan seluruh divisi kedalam satu rangkaian oprasi dan sistem pelaporan.

Perusahaan karyawan yang dilakukan PT. Indojewel bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Susunan direksi perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur Utama                                          : Dr. Kevin Suparno

Direktur Akuntansi dan Keuangan                        : Dr. Cecep Mulyadi

Direktur Pemasaran                                    : Dr. Sandra Gulton

Direktur Produksi                                       : Dr. Steve Handayana

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1.        Menilai kinerja pelatihan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru perusahaan.

2.        Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas program pelatihan karyawan yang dilakukan perusahaan.

3.        Memberikan berbagai saran dan perbaikan atas kelemahan dalam program pelatihan karyawan yang ditemukan.

Bab II

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi:

1)        Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik lapangan.

2)        Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu indentifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

3)        Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.

4)        Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu (penurunan produk gagal hanya 2% saja).

5)        Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

6)        Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:

a)        Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.

b)        Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan yang diberikan.

c)        Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti pelatihan.

d)       Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.

7)        Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp. 825,25 juta.

8)        Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp. 7,5 triliun.

Kriteria:

1)        Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:

a)        Meningkatkan keterampilan karyawan.

b)        Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c)        Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d)       Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.

e)        Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama dengan penyusunan anggaran perusahaan.

f)         Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:

a.         Penetuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu berkontribusi maksimal kepada pengusaha.

b.        Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.

c.         Melakukan penilaian pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapat umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

d.        Melakukan brnchmarketing pada industri yang sama lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan pengembangan.

2)        Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.

3)        Laporan biaya kualitas harus didokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Penyebab:

1)        Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal dikelas untuk memahami petunjuk (manual), pada hal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai dengan standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.

2)        Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.

3)        Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

4)        Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.

Akibat:

1)        Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan.

2)        Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

3)        Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas produk.

4)        Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.

5)        Banyak tercipta produk gagal.

6)        Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.

7)        Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.

Pejabat yang bertanggung jawab:

Direktur Utama dan Manajer SDM

BAB III

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajemen dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

1)        Kelemahan yang terjadi pada program perencanaan pelatihan yang tidak terstruktur dan dipersiapkan dengan baik.

2)        Kelemahan yang terjadi pada saat dilakukannya proses pelatihan karyawan atas mesin baru perusahaan.

3)        Kelemahan yang terjadi karena kurangnya dana SDM untuk meningkatkan pelatihan kejenjang yang lebih tinggi.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi:

1)        Perusahaan harus membuat program perencanaan pelatihan karyawan secara jelas dan terstruktur serta dipersiapkan dengan baik sehingga program pelatihan dapat berjalan dengan maksimal dan karyawan bisa mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan kebutuhan.

2)        Perusahaan harus membuat kebijakan dalam hal penambahan dana atau anggaran untuk pelatihan intensif dalam mempraktikkan mesin baru perusahaan agar para karyawan dapat lebih terampil mempraktikkan mesin tersebut secara langsung dilapangan.

3)        Perusahaan harus melakukan penilaian atas keberhasilan pelatiahan secara formal dan terdokumentasi sebagai pertanggungjawaban atas dilaksanakannya pelatihan sebagai acuan untuk melihat kinerja sejauh mana program pelatihan yang dilakukan.

4)        Manajer SDM harus membuat jadwal program pelatihan karyawan secara jelas khusus serta harus sesuai dengan topik, materi, dan metode pelatihan agar karyawan dapat lebih terampil ketika akan mempratikkan apa yang telah dilatih.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang lebih buruk pada Program Pelatihan Karyawan dimasa yang akan datang.

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Program Pelatihan Karyawan PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit kami mencakup penilaian atas kecukupann sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan Karyawan, personalia yang bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas Program Pelatihan Karyawan itu sendiri.